organizzare un evento con i social media

Vuoi organizzare eventi nell’epoca dei Social Network? Fallo per bene.

Metto la mano destra sul mouse, faccio un respiro profondo e giuro di dire tutta la verità niente altro che la verità e sono cosciente che ogni cosa che dirò in questo articolo potrà essere usato contro di me.

Mi presento: sono Max Guadagnoli e ho speso più di metà della mia vita nel mondo della produzione artistica ed esecutiva, dell’intrattenimento e nella promozione e vendita di prodotti e servizi.

Non so quanto degnamente mi trovo a scrivere questo articolo per Good Working (che ringrazio di cuore) ma lo faccio davvero volentieri. Sono qui per parlarvi di: Eventi e Social Network.

Entriamo subito nella faccenda: Che cosa è un Evento?

Nella mia discutibilissima esperienza un Evento è tutto ciò che “perturba” positivamente o negativamente la nostra vita, a dire: una sequenza di fatti che comportano un’emozione e generano in noi una reazione emotiva. Un Evento, secondo me, nasconde sempre un’aspettativa, una promessa… può essere fantastica ed entusiasmante come può essere nefasta e disarmante.

Perchè mettere in relazione Gli Eventi e i Social Network?

Perchè ormai siamo Social. Cioè: la nostra umana proiezione “ortogonale” viene realizzata tramite i Social Network. Gran parte delle emozioni viene trasmessa tramite i canali social, la comunicazione sociale e quella strettamente pubblicitaria/promozionale compie lo stesso tragitto ed entra nei nostri smartphone, nei tablet e nei PC ogni giorno, centinaia di volte al giorno. L’unico modo per non sottostare a questa condizione è essere off-line.. non c’è verso.

Gli Eventi vengono associati all’intrattenimento, all’informazione (sociale, commerciale e di categoria) e sono sempre una grande opportunità che deve e può, essere presa al volo da ogni entità che abbia interesse divulgativo o semplicemente abbia il desiderio di captare nuovi prospects per la propria attività. Questo concetto vale per tutti, anche per chi fa solo intrattenimento: essendo un evento, “il” momento di grande e mirata concentrazione d’interessati, può diventare occasione di contatto diretto con eventuali e potenziali clienti e un mezzo potentissimo di retargeting e remarketing, innescando un vero e sano circolo virtuoso tra azienda e clienti, può innescare un dialogo aperto e diretto costruttivo e in perpetua evoluzione.

Quando un organizzatore si “chiude” metaforicamente, nella propria offerta sta sottoscrivendo la fine della propria carriera.

Gli eventi sono un driver di successo? Rendono? Tutti li possono organizzare? Se Giuseppe Barbagallo me lo consentirà, scriverò un serissimo “pippone” sull’argomento, oggi mi limito a tre risposte brevi: SI – NO – NO

“Ma come Max? 2 No su 3 risposte?”  – Ovviamente rispondo per “estraniare” ma ha un senso:

  • SI, sono driver di successo e mezzi promozionali eccellenti (ma vanno fatti bene);
  • NO, spesso non rendono nel breve periodo, ma solo su una strategia di medio/lungo periodo. In questo caso dobbiamo aprire una rapida parentesi sul caso Italia: gli eventi in Italia rendono poco oppure si fanno a “perdere”. Questo è dovuto ad una relativa capacità imprenditoriale degli operatori, sia essi Produttori che fornitori di Servizi – s’improvvisa troppo e troppo spesso. Dipende da costi eccessivi e insostenibili sia in termini di servizi acquisiti che in ordine fiscale, ad un incalcolabile costo del lavoro sempre in quota al fisco, a biglietti tenuti piuttosto costosi nel tentativo di salvare margini di profitto sempre più irraggiungibili. Paradossalmente, sono più “profittevoli” i piccoli e i piccolissimi eventi che i grandi eventi.

Ultimo ma non trascurabile, la burocrazia e la miriade di “leggiucole” italiche strozzano letteralmente la capacità degli operatori nel dare risposte immediate alle mille variabili che compaiono regolarmente nell’organizzazione degli Eventi.

  • NO, non tutti li possono organizzare e gestire. Quello che “TUTTI ” possono fare è proporre un’idea o manifestare un’esigenza, poi la palla deve passare a professionisti del settore che affrontano tutte le fasi necessarie, da quella di studio e progettazione a quella di Pre-Produzione e di budget management, fino alla gestione della Produzione in loco – Production Management – per arrivare alla fase consuntiva e di valutazione (Misurazione dei risultati).

La mia esperienza in collaborazione con Kick Agency (15 anni di carriera nel settore a livello nazionale e internazionale) per esempio, ha convalidato tutte le mie convinzioni, maturate in precedenza come “indipendente” e vedere come uno staff accreditato lavora sia in ufficio che sul posto mi ha fatto capire che non è un mestiere per tutti e purtroppo, neanche per tutti coloro che spendono il proprio tempo e i propri denari studiando Event Management.

L’Event Management non si studia… si tenta, si rischia, si prendono “gli schiaffoni”, ci si confronta con chi ne sa di più…si cresce e poi da ultimo si lavora. Non è semplice.

Buttiamoci sui Social Network…cosa succede in genere?

organizzare un evento con i social media

Succede che si lavora poco e male e mi riferisco sempre alla sindrome italica del “Checcevò”. Sono anni che gestisco eventi su Facebook (per esempio e non è l’unica piattaforma utile ovviamente) sia in ambito istituzionale che privato e volete sapere che cosa noto? Che sono sempre sottovalutati e ACCROCCATI, non fanno mai parte di una strategia di marketing digitale… si fanno perché gli altri li fanno, si misurano male gli effetti e i fenomeni, non si investe e alla fine si conclude che non funzionano. Male, perché a me (e ad alcuni altri…) funzionano.

Non è dovuto a qualche superpotere particolare, ma semplicemente faccio quello che va fatto e che consiglio a tutti, pochi step utili e necessari per non perdere soldini e tanto, tanto tempo:

Ecco come procedo:

  • Formatto l’evento come si deve (contenuti, immagini, descrizioni , files, ecc ecc.);
  • Carico contenuti utili e dilettevoli che possano coinvolgere;
  • Studio il target relativo al pubblico di riferimento in modo chirurgico;
  • Investo;
  • Interagisco H2H con tutti…e tutti significa TUTTI, anche se sono migliaia di persone, tutti hanno diritto ad una risposta, fosse solo per “buona creanza”;
  • Cerco influencer locali e micro influencer e li rendo punto di riferimento per la loro community;
  • Mi muovo all’interno dell’evento come Community Manager modero e fornisco tutte le indicazioni e le informazioni che vengono richieste, da quelle più ovvie a quelle più specifiche;
  • NON e dico NON duplico gli Eventi: questo è un dramma culturale che distrugge tutto il lavoro: NON-SI-FA e basta. Se siamo più entità coinvolte e con interessi in comune, ci si coordina e si progetta l’evento in Co-hosting;
  • NON uso VECCHI EVENTI e li TAROCCO come nuovi. Spesso per “furbizia”, confidando nell’effetto ACCHIAPPACITRULLI del cumulo dei partecipanti e degli interessati, c’è chi lo fa. Ma oltre che triste, garantisco che è una “puzzonata” che non funziona;
  • Mi adopero prontamente per gestire LE CRISI e agisco come INFO POINT e Customer Care anche durante e dopo l’evento. In questo caso specifico vi avverto: Non c’è orario, si fa e basta.
  • ….si potrebbe continuare ma Good Working mi sta già cazziando brutalmente.

 

In sintesi, L’EVENTO si sostituisce in tempo reale alla comunicazione frastagliata e caotica che nasce spontanea in assenza di riferimenti. Si sovrappone come ruolo al sito web di riferimento e ne agevola il ruolo e le funzionalità, diventa parte integrante della FanPage che è l’host principale, genera traffico verso una landing page creata ad hoc e anche molto altro… che per ora è un segreto …..di Pulcinella.

Quando faccio management per un evento Facebook voglio che questo “spazio” online sia La Casa del pubblico a cui mi rivolgo, voglio che si sentano a proprio agio, che stiano bene, che abbiano qualcuno con cui confrontarsi, chiedere, parlare, protestare, voglio che sia il Pub sotto casa dove entrare e trovare calore e disponibilità.

Il centro di questo tipo di management secondo me, è GENERARE SODDISFAZIONE, AIUTARE l’evento in termini di affluenza, MISURARE gli effetti.

Si può trascurare? No, nel 2017 non si può.

“Think Twice folks”

Baci, abbracci e alla prossima se ne avrò l’opportunità.

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CMO malato di SMO | Social Media Manager per ripicca | Community Manager perché non lo vuole fare nessuno | Content Editor Last seconds - Uso i Social Network per toglierti dai guai.
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